“Overheidsopdrachten? Dat is voor de grote jongens.” Het is een refrein dat we bij TenderWolf wekelijks horen. En het klopt niet. KMO’s winnen in Europa inmiddels 71% van alle overheidsopdrachten qua aantal en het aandeel in waarde stijgt gestaag. Zowel de Europese Commissie als de Belgische wetgever zetten de afgelopen jaren actief in op het verlagen van drempels. Als je als KMO niet meedingt, laat je kansen liggen.

De cijfers: een markt van formaat

De Belgische overheid geeft jaarlijks zo’n 50 miljard euro uit via overheidsopdrachten — van wegenonderhoud en IT-projecten tot kantoorbenodigdheden en consultancy. Dat is ongeveer 14% van het bbp, vergelijkbaar met het Europese gemiddelde.

Europees gezien winnen KMO’s 55% van de totale contractwaarde en maar liefst 71% van de contracten per aantal. Dat is een forse verbetering tegenover tien jaar geleden, toen het aandeel in waarde onder de 30% lag. Het resultaat van een bewust Europees beleid: Richtlijn 2014/24/EU bevat specifieke KMO-vriendelijke bepalingen, en België gaat daar met de wet van 22 december 2023 nog een stuk verder in.

Waarom de overheid KMO’s nodig heeft

Het is geen liefdadigheid. Een diverse leveranciersbase is in het belang van elke aanbesteder:

Innovatie. KMO’s zijn dichter bij de markt en vaak sneller in het adopteren van nieuwe technologieën. Een stad die een slimme parkeeroplossing zoekt, is gebaat bij een wendbare scale-up, niet per se bij een multinational.

Concurrentie. Hoe meer leveranciers meedingen, hoe scherper de prijzen en hoe hoger de kwaliteit. Opdrachten die structureel naar dezelfde drie grote spelers gaan, riskeren verkokering.

Lokale economie. Opdrachten aan lokale KMO’s houden werkgelegenheid en belastinginkomsten in de regio. Dat is voor gemeentebesturen een concreet argument.

Veerkracht. De COVID-crisis toonde aan dat afhankelijkheid van een beperkt aantal grote leveranciers kwetsbaar maakt. Een divers leverancierslandschap biedt meer flexibiliteit.

De drempels zijn lager dan je denkt

Percelen: grote opdrachten in haalbare stukken

Artikel 58 van de Wet Overheidsopdrachten 2016 verplicht aanbesteders om te motiveren waarom een opdracht boven 143.000 euro níét in percelen wordt verdeeld. In de praktijk worden steeds meer opdrachten opgesplitst. Een verbouwing van een school wordt bijvoorbeeld uitgeschreven in aparte percelen voor ruwbouw, elektriciteit, HVAC en afwerking. Als KMO kun je inschrijven op het perceel dat bij jouw specialisatie past, zonder het geheel te moeten aanbieden.

Verplichte voorschotten sinds 2024

De wet van 22 december 2023 verplicht aanbesteders om voorschotten te betalen aan KMO’s die een opdracht winnen. Micro-ondernemingen krijgen minstens 20%, kleine ondernemingen 10% en middelgrote 5% van de opdrachtwaarde — tot maximaal 225.000 euro. Dat is een gamechanger voor de cashflow, vooral bij opdrachten waar je eerst moet investeren voordat je factureert.

Het UEA: minder papierwerk bij inschrijving

Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA, of ESPD in het Engels) is een zelfverklaring die je bij inschrijving indient. Je hoeft pas na gunning de volledige bewijsstukken (jaarrekeningen, attesten, certificaten) aan te leveren. Dat bespaart tientallen uren per offerte — precies het soort administratieve last dat KMO’s afschrikt.

De omzetcap: maximaal 2× de opdrachtwaarde

Een van de onbekendste maar belangrijkste bepalingen: Richtlijn 2014/24/EU (artikel 58) stelt dat de minimale jaaromzet die een aanbesteder als selectiecriterium mag vragen, niet hoger mag zijn dan tweemaal de geraamde opdrachtwaarde. Een opdracht van 200.000 euro? Dan mag de aanbesteder geen miljoenenomzet eisen. Dit maakt opdrachten bereikbaar voor veel meer KMO’s.

Combinaties en onderaanneming

Je hoeft het niet alleen te doen. De wet biedt drie mechanismen:

Combinatie (tijdelijke handelsvennootschap). Twee of meer bedrijven schrijven samen in als één inschrijver. Jullie referenties, personeel en financiële draagkracht worden samengevoegd.

Beroep op derden. Je leunt op de capaciteit van een ander bedrijf (bijvoorbeeld diens referenties of omzet) om aan de selectie-eisen te voldoen, zonder samen in te schrijven.

Onderaanneming. Je schrijft zelf in maar besteedt een deel van het werk uit. Let op: bij werken moeten onderaannemers vaak over een eigen erkenning beschikken.

Dynamisch Aankoopsysteem (DAS)

Het DAS is een open systeem waar je je op elk moment kunt kwalificeren — in tegenstelling tot een raamovereenkomst, waar het deurtje na de selectie dicht gaat. Overheden gebruiken het DAS steeds vaker voor IT-diensten, consultancy en leveringen. Voor KMO’s ideaal: je kwalificeert je eenmalig en kunt daarna op elke opdracht binnen het systeem meedingen.

Vijf stappen om te starten

1. Bepaal je sweet spot

Begin niet te breed. Definieer precies welke opdrachten bij je passen: in welke sector, welke omvang en bij welk type opdrachtgever. Gebruik je CPV-codes en erkenningscategorieën als leidraad.

2. Stel je basisdocumenten samen

Zorg dat je altijd een actueel dossier klaar hebt met je inschrijving bij de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen), je jaarrekeningen van de laatste drie jaar, relevante certificeringen (ISO, VCA, erkenning als aannemer) en je verzekeringspolissen. Tijd die je hier vooraf investeert, win je dubbel terug bij elke offerte.

3. Volg opdrachten systematisch

Handmatig zoeken op e-Procurement en TED is tijdrovend en je mist gegarandeerd kansen. Met TenderWolf stel je een zoekprofiel in op basis van je CPV-codes, regio en opdrachttype. Je krijgt dagelijks relevante opdrachten in je inbox.

4. Leer door te observeren

Schrijf niet meteen in op de eerste opdracht. Analyseer eerst een tiental bestekken in je sector. Bekijk hoe ze zijn opgebouwd, welke selectie- en gunningscriteria worden gehanteerd, en welke prijsniveaus gangbaar zijn. Die kennis maakt je eerste echte inschrijving vele malen sterker.

5. Begin klein en bouw op

Start met een perceel van een grotere opdracht, een opdracht onder de Europese drempel, of een minicompetitie binnen een raamovereenkomst. Elke gewonnen opdracht is een referentie voor de volgende, en elke verloren inschrijving levert feedback op via de verplichte debriefing.

Veelgehoorde bezwaren — en waarom ze niet kloppen

“Het kost te veel tijd.” De eerste keer wel. Maar na drie inschrijvingen heb je templates, standaardteksten en een werkend proces. De tijdsinvestering per offerte daalt snel.

“De procedures zijn te complex.” De basisprocedures (openbare procedure, vereenvoudigde onderhandelingsprocedure) zijn helder gestructureerd. Het UEA vereenvoudigt de administratie drastisch. En met een tool als TenderWolf hoef je niet zelf te zoeken.

“Grote bedrijven winnen altijd.” De cijfers spreken dat tegen. 71% van de contracten gaat naar KMO’s. En jouw persoonlijke betrokkenheid, flexibiliteit en snelheid zijn echte troeven die een multinational niet kan evenaren.

“Ik heb geen referenties.” Begin met opdrachten onder de drempel, waar de eisen soepeler zijn. Of werk samen met een ervaren partij via een combinatie of onderaanneming. Zo bouw je referenties op zonder onnodig risico.

De Europese wind in je zeilen

De richting is duidelijk: zowel Europa als België versterken de positie van KMO’s bij overheidsopdrachten. De herziening van de Europese aanbestedingsrichtlijnen — momenteel in consultatie — focust expliciet op verdere vereenvoudiging en betere KMO-toegang. Het nieuwe Public Procurement Data Space (PPDS) zal de transparantie verder vergroten. En België’s wet van 22 december 2023 zet met verplichte voorschotten en biedvergoedingen een Europees voorbeeld.

Wie als KMO vandaag begint met overheidsopdrachten, stapt in een markt die actief naar hem toe beweegt.

TenderWolf voor KMO’s

TenderWolf is gebouwd met KMO’s in gedachten. Stel je zoekprofiel in, ontvang dagelijks relevante aanbestedingen en gebruik de AI-quickscan om snel te beoordelen of een opdracht bij je past. Geen enkele kans meer missen.

Start gratis met TenderWolf en ontdek welke overheidsopdrachten op jou wachten.

Marchés publics pour les PME : plus d'opportunités que vous ne le pensez