Vous avez remporté le marché, fourni les prestations et préparé votre facture — mais le pouvoir adjudicateur refuse votre PDF. Raison : votre facture n’est pas une facture électronique structurée. Pour de nombreuses PME, c’est le moment où la facturation électronique passe d’un concept abstrait à un problème urgent.
Depuis novembre 2023, la facturation électronique est obligatoire pour la quasi-totalité des marchés publics en Belgique au-dessus de 3 000 euros. Dans cet article, nous expliquons ce qu’est exactement une facture électronique structurée, quand l’obligation s’applique, et comment adapter votre processus de facturation en tant que fournisseur de l’État.
Qu’est-ce qu’une facture électronique structurée ?
Une facture électronique structurée n’est ni un PDF ni un scan d’une facture papier. C’est une facture au format XML lisible par machine qui peut être automatiquement importée par les systèmes comptables et de paiement du destinataire.
Le format obligatoire en Belgique est Peppol BIS Billing 3.0, basé sur la norme européenne EN 16931. Ce format suit le protocole UBL (Universal Business Language) et contient toutes les données légalement requises dans des champs standardisés : numéro de TVA, montants, taux de TVA, références de paiement.
La différence avec un PDF : un PDF est une image d’une facture que les humains peuvent lire mais que les logiciels ne peuvent pas traiter automatiquement. Une facture UBL, c’est l’inverse — les machines les lisent sans erreur, mais vous avez besoin d’un logiciel pour les visualiser.
Quand la facturation électronique est-elle obligatoire ?
L’obligation a été introduite de manière progressive via l’AR du 9 mars 2022 :
- À partir du 1er novembre 2022 : marchés d’une valeur à partir de 215 000 euros.
- À partir du 1er mai 2023 : marchés d’une valeur à partir de 30 000 euros.
- À partir du 1er novembre 2023 : marchés d’une valeur à partir de 3 000 euros.
Les marchés en dessous de 3 000 euros sont exemptés. Les seuils s’entendent hors TVA et se réfèrent à la valeur du marché, non de la facture individuelle.
Facturation électronique B2B à partir de 2026
À partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique structurée devient également obligatoire pour toutes les transactions B2B nationales entre assujettis belges à la TVA, quel que soit le montant. Une période de transition de trois mois (janvier à mars 2026) s’applique sans sanctions. Cela sort du cadre strict des marchés publics, mais concerne les mêmes entreprises et les mêmes systèmes.
Le réseau Peppol
Peppol est le réseau par lequel les documents structurés (factures, notes de crédit) sont échangés. Il fonctionne de manière similaire au système de messagerie électronique : vous n’envoyez pas directement au destinataire, mais via un point d’accès (Access Point) qui sécurise, valide et transmet votre facture au point d’accès du destinataire.
Pour facturer via Peppol, vous avez besoin de deux choses :
- Un point d’accès Peppol. Il peut s’agir de votre logiciel comptable (s’il supporte Peppol), d’un prestataire spécialisé, ou de la plateforme gratuite Let’s Peppol (pour les PME et indépendants).
- Votre identifiant Peppol. C’est généralement votre numéro d’entreprise (numéro BCE) grâce auquel vous êtes trouvable sur le réseau.
Le SPF BOSA agit en tant qu’Autorité Peppol pour la Belgique et supervise les points d’accès certifiés.
Mercurius : la plateforme de réception de l’État
Mercurius est la plateforme centrale par laquelle les services publics belges reçoivent et traitent les factures électroniques. Elle fonctionne comme la boîte aux lettres électronique de toutes les autorités fédérales, régionales et locales.
En tant que fournisseur, vous envoyez vos factures non pas directement à l’adresse e-mail du pouvoir adjudicateur, mais via Peppol vers Mercurius. La plateforme achemine la facture vers le bon service et vous permet de suivre le statut de votre facture.
Le portail Mercurius offre également une option manuelle : si votre logiciel de facturation ne supporte pas Peppol, vous pouvez créer manuellement des factures et des notes de crédit via l’interface web de Mercurius. C’est une solution de secours pour les petits fournisseurs, mais pas adaptée à un usage structurel.
Intégration pour les PME
Étape 1 : Vérifiez votre logiciel
La plupart des logiciels comptables modernes supportent désormais Peppol. Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel si votre solution peut générer des factures UBL et les envoyer via Peppol. Les acteurs majeurs comme Exact, Billit, Yuki et Octopus offrent cette fonctionnalité en standard.
Étape 2 : Choisissez un point d’accès
Si votre logiciel ne supporte pas directement Peppol, choisissez un point d’accès externe. Let’s Peppol est une solution gratuite et open-source soutenue par l’ASBL BARGE, spécifiquement destinée aux PME et indépendants. Les alternatives commerciales offrent plus de fonctionnalités (matching automatique, intégration ERP).
Étape 3 : Enregistrez votre identifiant Peppol
Vous êtes enregistré sur le réseau Peppol dès que vous avez un point d’accès. Vérifiez sur le portail Mercurius que votre organisation est correctement enregistrée en tant que destinataire et expéditeur.
Étape 4 : Testez avec un service public
Envoyez une facture de test à un service public avec lequel vous avez déjà un contrat. Vérifiez via Mercurius si la facture a été correctement reçue et traitée.
Erreurs fréquentes
Considérer les PDF comme des e-factures. Un PDF n’est pas une facture électronique structurée, même si vous l’envoyez par e-mail. Le pouvoir adjudicateur peut refuser un PDF si le cahier des charges exige une facture électronique structurée.
Mauvaise référence sur la facture. Le cahier des charges prescrit généralement quelle référence doit figurer sur la facture (numéro de bon de commande, numéro de marché). Une facture sans la référence correcte n’est pas automatiquement associée et retarde le paiement.
Commencer trop tard. L’intégration à Peppol prend du temps : vérification du logiciel, choix d’un point d’accès, inscription, tests. Ne commencez pas au moment où vous devez envoyer votre première facture.
Oublier les notes de crédit. Les notes de crédit doivent également être envoyées comme factures électroniques structurées via Peppol. Une note de crédit en PDF alors que la facture est passée par Peppol cause des problèmes de traitement chez le destinataire.