Een offerte met een opvallend lage — of hoge — prijs trekt onvermijdelijk de aandacht van de evaluatiecommissie. De wetgeving verplicht de aanbesteder om abnormale prijzen te onderzoeken vóór hij een offerte op basis van prijs uitsluit. Voor de inschrijver is het essentieel om te begrijpen wanneer een prijs als abnormaal wordt beschouwd en hoe je die effectief kunt verantwoorden.
Wat is een abnormale prijs?
De wet van 17 juni 2016 en het KB Plaatsing van 18 april 2017 definiëren een prijs als abnormaal wanneer deze kennelijk niet in verhouding staat tot de te leveren prestatie. Dit geldt zowel voor abnormaal lage als abnormaal hoge prijzen, al komt de lage-prijsproblematiek in de praktijk veel vaker voor.
Detectiemechanismen
Het KB Plaatsing voorziet in een mechanisch detectiesysteem voor opdrachten die op prijs worden gegund:
Bij minstens vier offertes: een prijs wordt als schijnbaar abnormaal beschouwd als deze minstens 15% lager ligt dan het gemiddelde van de ingediende offertes (na eventuele correctie van de hoogste offerte).
Bij minder dan vier offertes: de aanbesteder beoordeelt zelf of een prijs abnormaal lijkt, eventueel op basis van de raming, marktkennis of vergelijking met eerdere opdrachten.
Deze mechanische drempel is een indicatie, geen automatische uitsluiting. De aanbesteder mag ook buiten dit mechanisme een prijs als verdacht beschouwen.
Het prijsonderzoek
Verplichte procedure
Wanneer een prijs als schijnbaar abnormaal is geïdentificeerd, is de aanbesteder verplicht een prijsonderzoek te voeren. Hij mag de offerte niet uitsluiten zonder de inschrijver eerst de kans te geven zijn prijs te verantwoorden.
De procedure verloopt in drie stappen:
- Schriftelijke vraag. De aanbesteder vraagt de inschrijver schriftelijk om een verantwoording van de prijs. Hij geeft aan welke posten of elementen als abnormaal worden beschouwd.
- Verantwoording door de inschrijver. De inschrijver dient een onderbouwde verklaring in die aantoont dat de prijs realistisch en uitvoerbaar is.
- Beoordeling. De aanbesteder beoordeelt de verantwoording en beslist of de prijs aanvaardbaar is.
Elementen van een sterke verantwoording
De richtlijn 2014/24/EU (artikel 69) somt op welke elementen een verantwoording kunnen ondersteunen:
- Productiemethode of dienstverlening. Efficiënte processen, automatisering, schaalvoordelen.
- Technische oplossingen. Innovatieve aanpak die kosten bespaart zonder kwaliteitsverlies.
- Uitzonderlijk gunstige omstandigheden. Bijvoorbeeld een voorraad materialen die tegen lagere prijs is ingekocht, of nabijheid van de werf.
- Originaliteit van de offerte. Een originele aanpak die de kosten structureel verlaagt.
- Naleving van sociale en arbeidswetgeving. De inschrijver toont aan dat de prijs niet ten koste gaat van werknemersrechten of minimumlonen.
- Staatssteun. Als de prijs verklaard wordt door staatssteun, moet de inschrijver dit aantonen. De aanbesteder informeert de Europese Commissie indien de staatssteun niet verenigbaar is met de interne markt.
Abnormaal hoge prijzen
Hoewel minder gebruikelijk, kan de aanbesteder ook abnormaal hoge prijzen onderzoeken — bijvoorbeeld wanneer één inschrijver significant boven het gemiddelde zit. Bij raamovereenkomsten met meerdere deelnemers kan een abnormaal hoge prijs relevant zijn voor de rangorde.
Uitsluiting wegens abnormale prijs
De aanbesteder mag een offerte met een abnormale prijs uitsluiten wanneer:
- De inschrijver geen of een ontoereikende verantwoording indient.
- De verantwoording de abnormaliteit niet wegneemt.
- De aanbesteder vaststelt dat de prijs de naleving van sociale, milieu- of arbeidswetgeving in het gedrang brengt.
De uitsluiting moet gemotiveerd zijn. Een loutere vaststelling dat de prijs lager is dan het gemiddelde volstaat niet — de aanbesteder moet aantonen waarom de verantwoording niet overtuigt.
Strategische implicaties
Voor de inschrijver met een scherpe prijs
Anticipeer op het onderzoek. Als je weet dat je prijs aanzienlijk lager zal zijn dan de concurrentie, bereid dan proactief een prijsverantwoording voor. Voeg deze desgewenst als bijlage bij je offerte.
Wees specifiek. Onderbouw elke post die afwijkt van de marktprijs. Verwijs naar concrete leveranciersoffertes, CAO-lonen, productiviteitsgegevens en materialenprijzen.
Bewijs haalbaarheid. De beste verantwoording is een gedetailleerde kostprijsberekening die aantoont dat elke post de werkelijke kosten dekt en dat een redelijke marge is ingebouwd.
Voor de concurrent die verliest aan een lage prijs
Controleer de motivering. Als je verliest aan een abnormaal lage prijs, controleer dan of de aanbesteder een prijsonderzoek heeft gevoerd. Het nalaten van dit onderzoek is een proceduregebrek dat tot schorsing kan leiden.
Vraag nadere motivering. Je hebt het recht om te vragen waarom de aanbesteder de lage prijs aanvaardbaar achtte.