Nadat de selectiefase is doorlopen en de aanbestedende overheid heeft vastgesteld welke inschrijvers in aanmerking komen, volgt de kern van het aanbestedingsproces: de gunning. In deze fase beoordeelt de overheid de ingediende offertes en wijst ze de opdracht toe aan de inschrijver met de economisch meest voordelige offerte.
Maar wat betekent “economisch meest voordelig” precies? Artikel 81 van de Wet Overheidsopdrachten 2016 biedt drie mogelijkheden — en de keuze bepaalt fundamenteel hoe je je offerte moet opbouwen.
De drie gunningsvormen
1. Gunning op basis van prijs
De eenvoudigste vorm. De opdracht gaat naar de inschrijver met de laagste prijs. Er is geen kwalitatieve beoordeling: het bestek beschrijft exact wat er moet worden geleverd, en de enige variabele is hoeveel het kost.
Wanneer wordt deze vorm gebruikt? Doorgaans bij gestandaardiseerde leveringen of eenvoudige werken waarbij de technische specificaties zo gedetailleerd zijn dat kwalitatieve verschillen tussen offertes minimaal zijn. Denk aan de levering van kantoorbenodigdheden, standaardbrandstoffen, of routine-onderhoudswerkzaamheden.
Aandachtspunt voor inschrijvers: bij gunning op prijs draait alles om kostenefficiëntie. Elke euro telt. Ga het bestek nauwkeurig na op verborgen vereisten die je prijs kunnen beïnvloeden.
2. Gunning op basis van kosten (levenscycluskosten)
Een relatief nieuwe benadering, vastgelegd in artikel 82 van de wet. De overheid kijkt niet alleen naar de aankoopprijs, maar naar de totale kosten over de levensduur van het product, werk of de dienst. Dat omvat onder meer:
- Aanschafkosten
- Gebruikskosten (energie, onderhoud, verbruiksmaterialen)
- Einde-levensduurkosten (verwijdering, recyclage)
- Externe milieukosten (CO2-uitstoot, waterverbruik), indien objectief meetbaar
Deze benadering wint aan belang bij opdrachten waar duurzaamheid een rol speelt. Een duurdere maar energiezuinige installatie kan op levenscyclusbasis goedkoper uitvallen dan een goedkoop alternatief met hoge exploitatiekosten.
Aandachtspunt voor inschrijvers: onderbouw je offerte met concrete berekeningen van de totale eigenaarskosten. Energielabels, onderhoudscontracten en garantievoorwaarden worden hier strategisch belangrijk.
3. Gunning op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)
De meest gebruikte gunningsvorm bij complexere opdrachten. De overheid beoordeelt de offertes op meerdere criteria, waarbij prijs of kosten wordt gecombineerd met kwalitatieve criteria. De wet noemt uitdrukkelijk:
- Technische kwaliteit en waarde
- Esthetische en functionele kenmerken
- Milieukenmerken en duurzaamheid
- Sociale kenmerken (bv. tewerkstelling van kansengroepen)
- Innovatieve kenmerken
- Uitvoeringstermijn
- Dienstverlening na verkoop en technische bijstand
- Leveringsvoorwaarden
De aanbesteder moet in het bestek vermelden welke criteria worden gehanteerd, wat hun relatieve weging is, en hoe ze worden beoordeeld. Die transparantie is een wettelijke verplichting: criteria mogen niet achteraf worden gewijzigd of toegevoegd.
Hoe werkt de weging?
Bij BPKV kent de aanbesteder aan elk criterium een gewicht toe, uitgedrukt in punten of percentages. Een typisch voorbeeld:
| Criterium | Weging |
|---|---|
| Prijs | 40% |
| Technische kwaliteit | 30% |
| Plan van aanpak / methodologie | 20% |
| Uitvoeringstermijn | 10% |
De weging bepaalt in hoge mate de uitkomst. Bij een weging van 60% op prijs wint bijna altijd de goedkoopste inschrijver, zelfs als de kwaliteit gemiddeld is. Bij een weging van 40% op prijs en 60% op kwaliteit krijgt een duurdere maar inhoudelijk sterkere offerte een reële kans.
Sommige aanbesteders werken niet met percentages maar met een punten-systeem of een formule die prijs en kwaliteit combineert. De methodes variëren, maar het principe blijft: de offerte die de beste totaalscore behaalt, wint.
Veelgebruikte kwalitatieve criteria
Technische kwaliteit
De aanbesteder beoordeelt of je technische aanpak voldoet aan de gestelde eisen en verder gaat dan het minimum. Denk aan de kwaliteit van materialen, de conformiteit met normen, of de technische specificaties van je voorstel.
Plan van aanpak / methodologie
Je beschrijft hoe je de opdracht zult uitvoeren: de fasering, de projectorganisatie, de risicobeheersing, de communicatie met de opdrachtgever. Dit criterium beloont inschrijvers die aantonen dat ze het project doorgrond hebben en een realistisch uitvoeringsplan voorstellen.
Uitvoeringstermijn
Bij tijdsgevoelige opdrachten kan de aanbesteder de doorlooptijd als criterium opnemen. Een snellere uitvoering levert dan extra punten op — maar let op: een onrealistisch korte planning kan door de beoordelingscommissie als risico worden aangemerkt.
Duurzaamheid en milieu
Steeds vaker nemen aanbesteders milieu-gerelateerde criteria op: CO2-reductie, gebruik van gerecycleerde materialen, energiezuinigheid, of circulaire principes. Artikel 81, §2, 3° staat dit expliciet toe, mits er een verband is met het voorwerp van de opdracht.
Sociale criteria
De wet laat toe dat sociale overwegingen meewegen bij de gunning: tewerkstelling van langdurig werklozen, sociale economie, diversiteitsbeleid. Deze criteria moeten verband houden met de uitvoering van de opdracht en mogen niet discriminerend zijn.
Spelregels voor gunningscriteria
De wet stelt een aantal voorwaarden waaraan gunningscriteria moeten voldoen:
Verband met het voorwerp van de opdracht. Een criterium moet relevant zijn voor wat je koopt. Een aanbesteder mag bij een IT-opdracht geen punten toekennen voor het parkeerbeleid van de inschrijver.
Transparantie. Alle criteria, subcriteria en hun weging moeten vooraf in het bestek staan. De aanbesteder mag ze niet achteraf wijzigen.
Objectiviteit. De beoordeling moet op objectieve, verifieerbare gronden plaatsvinden. Puur subjectieve oordelen zijn kwetsbaar bij een eventueel beroep.
Non-discriminatie. De criteria mogen geen inschrijvers bevoordelen of uitsluiten op grond van nationaliteit, vestigingsplaats of andere niet-relevante kenmerken.
Strategietips voor inschrijvers
Lees de weging vóór je schrijft. De weging vertelt je waar de punten liggen. Besteed je schrijftijd evenredig aan de gewogen criteria. Als technische kwaliteit 30% weegt en uitvoeringstermijn 10%, investeer dan niet het meeste werk in je planning.
Beantwoord exact wat er wordt gevraagd. Evaluatiecommissies beoordelen op basis van het bestek, niet op basis van wat je graag wilt vertellen. Structureer je offerte volgens de criteria en subcriteria in het bestek.
Onderbouw kwalitatieve claims. Schrijf niet “wij leveren hoge kwaliteit” maar toon het aan: certificeringen, meetresultaten, referenties met vergelijkbare opdrachten, concrete methodieken.