Naast de klassieke aanbestedingsprocedures biedt de wetgeving twee specifieke elektronische instrumenten: de elektronische veiling en het dynamisch aankoopsysteem. Beide zijn ontworpen om het aankoopproces efficiënter te maken bij bepaalde soorten opdrachten, maar ze verschillen fundamenteel in opzet en toepassing.
Elektronische veiling
Wat is het?
Een elektronische veiling is geen zelfstandige procedure, maar een aanvullende fase die aan het einde van een bestaande procedure (openbaar, niet-openbaar, of onderhandelingsprocedure) wordt toegevoegd. Na de initiële beoordeling van de offertes krijgen inschrijvers de mogelijkheid om via een elektronisch platform hun prijzen — of andere kwantificeerbare elementen — aan te passen in opeenvolgende biedronden.
De aanbesteder kondigt het gebruik van een elektronische veiling aan in de opdrachtdocumenten. De veiling vindt pas plaats nadat alle offertes zijn geëvalueerd op de niet-kwantificeerbare criteria.
Wanneer mag het?
Een elektronische veiling is enkel toegelaten wanneer de technische specificaties van de opdracht voldoende precies kunnen worden vastgesteld. Ze is geschikt voor:
- Standaardleveringen (kantoormaterialen, voertuigen, brandstof).
- Diensten met duidelijk gedefinieerde prestaties.
- Standaardwerken met nauwkeurige meetstaat.
Ze is niet geschikt voor opdrachten waar de intellectuele prestatie domineert (consultancy, architectuur, softwareontwikkeling) of waar de technische specificaties complex en moeilijk kwantificeerbaar zijn.
Verloop
- Initiële evaluatie. De aanbesteder beoordeelt alle offertes op de kwalitatieve criteria en stelt een voorlopige rangorde op.
- Uitnodiging. Alle inschrijvers die een conforme offerte hebben ingediend worden uitgenodigd voor de veiling. De uitnodiging vermeldt de startdatum, het aantal ronden en de wiskundige formule.
- Biedronde(s). Inschrijvers kunnen hun prijs (of andere kwantificeerbare elementen) verlagen. Ze zien hun eigen positie in de rangorde maar niet de identiteit of exacte biedingen van concurrenten.
- Sluiting. De veiling eindigt op het vooraf vastgestelde tijdstip of wanneer geen nieuwe biedingen meer binnenkomen.
- Gunning. De aanbesteder gunt op basis van de definitieve rangorde na de veiling.
Biedstrategie
Dynamisch aankoopsysteem (DAS)
Wat is het?
Een dynamisch aankoopsysteem is een volledig elektronisch, open systeem voor de aankoop van gangbare leveringen, diensten of werken. Anders dan een raamovereenkomst (die gesloten wordt na selectie) staat het DAS permanent open: nieuwe ondernemingen kunnen zich op elk moment aanmelden.
Het DAS combineert de voordelen van een raamovereenkomst (efficiënte herhaalaankopen) met openheid (geen beperking van het aantal deelnemers).
Wanneer mag het?
Het DAS is bedoeld voor opdrachten die:
- Betrekking hebben op gangbare producten of diensten die algemeen op de markt beschikbaar zijn.
- Herhaaldelijk voorkomen gedurende de looptijd van het systeem.
- Goed gedefinieerd kunnen worden in technische specificaties.
Typische toepassingen: kantoorbenodigdheden, ICT-hardware, uitzendarbeid, schoonmaakdiensten, standaard bouwmaterialen.
Opzet en werking
Fase 1: Instelling van het DAS.
- De aanbesteder publiceert een aankondiging met de technische specificaties, selectiecriteria en looptijd van het DAS.
- Ondernemingen dienen een verzoek tot deelname in (met ESPD en eventuele bewijsstukken).
- De aanbesteder beoordeelt de verzoeken en laat conforme ondernemingen toe tot het systeem.
- Nieuwe ondernemingen kunnen zich op elk moment aanmelden — de aanbesteder beoordeelt verzoeken binnen 10 werkdagen.
Fase 2: Specifieke opdrachten.
- Voor elke concrete aankoop publiceert de aanbesteder een vereenvoudigde aankondiging.
- Alle tot het DAS toegelaten ondernemingen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen.
- De aanbesteder beoordeelt de offertes en gunt de opdracht.
Voordelen voor de inschrijver
- Laagdrempelig. Je kunt je op elk moment aanmelden — je hoeft niet te wachten op een nieuwe aanbesteding.
- Herhaalde kansen. Eenmaal toegelaten word je voor elke concrete opdracht uitgenodigd.
- Transparant. Elke specifieke opdracht wordt apart gepubliceerd en gegund.
Verschil met raamovereenkomst
| Aspect | Raamovereenkomst | DAS |
|---|---|---|
| Toegang | Gesloten na selectie | Permanent open |
| Nieuwe deelnemers | Niet mogelijk na sluiting | Op elk moment |
| Maximale duur | 4 jaar (8 jaar nutssectoren) | Geen wettelijk maximum |
| Minicompetitie | Ja, bij meerdere deelnemers | Elke opdracht = aparte procedure |
| Publicatie per opdracht | Alleen bij minicompetitie | Altijd vereenvoudigde aankondiging |
Strategische overwegingen
Schrijf je vroeg in. Hoe eerder je bent toegelaten, hoe meer opdrachten je kunt meepakken.
Monitor actief. Het DAS genereert veel kleine opdrachten. Stel alerts in op het e-Procurement platform om geen kans te missen.
Houd je kwalificatiedossier actueel. Als je certificaten verlopen of je bedrijfsgegevens wijzigen, update dan je profiel in het systeem.