Het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), internationaal bekend als het ESPD (European Single Procurement Document), is een gestandaardiseerde eigen verklaring die je als ondernemer invult bij deelname aan overheidsopdrachten. Het is je paspoort bij elke Europese aanbesteding — een document waarin je verklaart dat je voldoet aan de gestelde eisen, zonder dat je bij elke inschrijving alle bewijsstukken opnieuw moet aanleveren.
Sinds oktober 2018 wordt het UEA in België uitsluitend in elektronische vorm aangeboden. In dit artikel leggen we uit wanneer het verplicht is, hoe je het invult, en hoe je het hergebruikt.
Wanneer is het UEA verplicht?
Het UEA is verplicht bij alle overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempels bereikt of overschrijdt. Voor de periode 2026-2027 zijn die drempels (excl. btw):
- Werken: 5.404.000 euro
- Leveringen en diensten (federale overheden): 140.000 euro
- Leveringen en diensten (andere overheden): 216.000 euro
Bij opdrachten onder de Europese drempels is het UEA niet wettelijk verplicht, maar sommige aanbestedende overheden vragen het toch. Raadpleeg altijd het bestek om te weten of een UEA vereist is.
Wat staat er in het UEA?
Het UEA bestaat uit zes delen:
Deel I — Informatie over de aanbestedingsprocedure. Dit deel wordt door de aanbestedende overheid ingevuld. Het bevat de identificatie van de opdracht, het publicatienummer en de verwijzing naar de toepasselijke criteria.
Deel II — Informatie over de ondernemer. Hier vul je de basisgegevens van je onderneming in: naam, adres, KBO-nummer, contactpersoon, omvang (KMO of niet), en of je als deel van een combinatie inschrijft.
Deel III — Uitsluitingsgronden. Je verklaart dat je onderneming niet in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingssituaties verkeert: geen strafrechtelijke veroordelingen (corruptie, fraude, witwassen, terrorismefinanciering), geen fiscale of sociale schulden, geen ernstige beroepsfout, geen belangenconflicten, en geen eerdere wanprestatie bij overheidsopdrachten.
Deel IV — Selectiecriteria. Afhankelijk van wat de aanbesteder vraagt, verklaar je hier dat je voldoet aan de criteria inzake economische en financiële draagkracht (bv. minimumomzet, ratio’s) en technische en beroepsbekwaamheid (bv. referenties, diploma’s, certificeringen).
Deel V — Beperking van het aantal kandidaten. Alleen relevant bij procedures in twee fasen (niet-openbare procedure, mededingingsprocedure met onderhandeling). Hier geef je aanvullende informatie als de aanbesteder het aantal kandidaten wil beperken.
Deel VI — Slotverklaringen. Je bevestigt dat de verstrekte informatie correct is en dat je de bewijsstukken kunt voorleggen als daarom wordt gevraagd.
Het UEA invullen: de workflow
De Belgische workflow voor het UEA verloopt via het e-Procurement platform en bestaat uit drie stappen:
Stap 1 — De UEA-aanvraag downloaden
De aanbestedende overheid maakt bij het publiceren van de opdracht een UEA-aanvraag aan. Dit is een XML-bestand (espd-request.xml) waarin precies staat welke uitsluitingsgronden en selectiecriteria van toepassing zijn. Je downloadt dit bestand van e-Notification, bij de documenten van de opdracht.
Stap 2 — Je UEA-antwoord invullen
Je importeert de UEA-aanvraag in de Belgische UEA-service (beschikbaar via het e-Procurement platform) of in de Europese ESPD-service. Het systeem toont je vervolgens alleen de velden die relevant zijn voor die specifieke opdracht — je hoeft dus niet het volledige formulier door te werken.
Bij het invullen kun je in de Belgische UEA-service de koppeling met Telemarc gebruiken. Via Telemarc worden bepaalde gegevens automatisch opgehaald uit authentieke bronnen (KBO, RSZ, btw-databank), waardoor je minder handmatig hoeft in te vullen.
Vul alle gevraagde velden zorgvuldig in. Wees specifiek bij referenties en bedragen — vage of onvolledige antwoorden kunnen ertoe leiden dat je als niet-conform wordt beoordeeld.
Stap 3 — Exporteren en indienen
Na het invullen exporteer je je UEA-antwoord in twee formaten:
- XML (
espd-response.xml) — het gestructureerde bestand dat je kunt hergebruiken bij volgende inschrijvingen. - PDF — een leesbare versie ter referentie.
Beide bestanden dien je samen met je offerte in via e-Tendering.
Hergebruik: de kracht van XML
Het XML-formaat is niet zomaar een technisch detail. Het is het mechanisme dat het UEA werkbaar maakt bij herhaalde deelnames aan aanbestedingen.
Wanneer je je voor een volgende opdracht opnieuw moet inschrijven, importeer je je eerdere espd-response.xml in de UEA-service. Het systeem vult automatisch alle eerder ingevulde velden in. Je hoeft dan alleen de opdracht-specifieke aanpassingen te doen: een nieuwe referentie toevoegen, een omzetcijfer actualiseren, of een nieuw certificaat vermelden.
Bewaar daarom altijd je meest recente espd-response.xml op een vaste locatie. Maak er een gewoonte van om na elke inschrijving de XML-versie te archiveren.
Veelvoorkomende valkuilen
Deel III onderschatten. De uitsluitingsgronden lijken vanzelfsprekend (“nee, wij zijn niet veroordeeld voor fraude”), maar sommige gronden zijn subtieler. Heb je een geschil met de RSZ over een bijdrage? Dan moet je dat hier vermelden, met een toelichting over de corrigerende maatregelen die je hebt genomen.
Referenties niet voorbereiden. Bij deel IV vraagt de aanbesteder vaak om specifieke referenties: opdrachten van vergelijkbare aard en omvang, uitgevoerd in de afgelopen drie tot vijf jaar. Zorg dat je een actuele lijst bijhoudt met projectnamen, opdrachtgevers, bedragen en uitvoeringsperiodes.
De UEA-aanvraag negeren. Vul niet zomaar het generieke UEA-formulier in. Importeer altijd de specifieke UEA-aanvraag van de aanbesteder, zodat je alleen de relevante velden ziet en niet per ongeluk informatie mist.
Geen XML bewaren. Als je alleen de PDF exporteert en de XML niet bewaart, verlies je de mogelijkheid om het UEA bij een volgende inschrijving snel te hergebruiken.
Wat na het UEA?
Het UEA is een voorlopig bewijs. De aanbestedende overheid kan op elk moment van de procedure vragen om de onderliggende bewijsstukken voor te leggen. In de praktijk gebeurt dit meestal alleen bij de winnende inschrijver, na de gunningsbeslissing maar vóór de sluiting van de opdracht.
De bewijsstukken die je dan moet kunnen voorleggen zijn onder andere:
- Een uittreksel uit het strafregister (uitsluitingsgronden deel III)
- RSZ-attest (sociale schulden)
- Fiscaal attest (btw en directe belastingen)
- Jaarrekeningen of bankverklaring (financiële draagkracht)
- Referentielijst met attesten van goede uitvoering (technische bekwaamheid)
In België haalt de aanbestedende overheid een deel van deze informatie zelf op via Telemarc, maar niet alle documenten. Controleer in het bestek welke bewijsstukken jijzelf moet aanleveren.