Een raamovereenkomst is geen gewone overheidsopdracht. Het is een overeenkomst die de voorwaarden vastlegt voor toekomstige opdrachten, zonder dat de aanbesteder zich verbindt tot een bepaald afnamevolume. Voor de inschrijver betekent dit: je wint niet één keer, je moet blijven winnen — bij elke afname of minicompetitie opnieuw.
In dit artikel leggen we uit hoe raamovereenkomsten zijn gestructureerd, welke afnamemechanismen bestaan, en hoe je je als inschrijver positioneert voor zowel de initiële gunning als de latere opdrachten.
Qu'est-ce qu'un accord-cadre ?
Artikel 33 van Richtlijn 2014/24/EU definieert een raamovereenkomst als een overeenkomst tussen één of meer aanbestedende diensten en één of meer ondernemers. Het doel is om de voorwaarden vast te leggen die zullen gelden voor de opdrachten die gedurende een bepaalde periode worden gegund, met name wat betreft prijs en, in voorkomend geval, hoeveelheid.
De Belgische wet van 17 juni 2016 neemt deze definitie over. De raamovereenkomst zelf is geen opdracht — de individuele afnames (bestelbonnen, deelopdrachten) zijn dat wel.
Eén deelnemer of meerdere deelnemers
Een raamovereenkomst kan worden gesloten met één ondernemer of met meerdere ondernemers. Deze keuze heeft fundamentele gevolgen voor hoe de latere opdrachten worden gegund.
Raamovereenkomst met één ondernemer
Alle opdrachten worden rechtstreeks aan die ondernemer gegund, conform de voorwaarden uit de raamovereenkomst. De aanbesteder kan de ondernemer verzoeken om zijn offerte aan te vullen voor specifieke behoeften, maar de kernvoorwaarden (prijzen, servicelevels) liggen vast.
Dit is het eenvoudigste model. Je wint de raamovereenkomst en krijgt vervolgens alle opdrachten. Het nadeel: er is geen concurrentie meer na de gunning, wat de aanbesteder minder flexibiliteit geeft.
Raamovereenkomst met meerdere deelnemers
De raamovereenkomst wordt gesloten met twee of meer ondernemers. De latere opdrachten worden gegund via een van de volgende mechanismen.
Afnamemechanismen
Rechtstreekse gunning (direct call-off)
Als alle voorwaarden volledig zijn vastgelegd in de raamovereenkomst, kan de aanbesteder opdrachten rechtstreeks gunnen aan een deelnemer zonder heropening van mededinging. Dit werkt in de praktijk als een cascademechanisme: de aanbesteder wendt zich eerst tot de deelnemer met de beste voorwaarden en gaat enkel naar de volgende als de eerste niet kan leveren.
Voorwaarde: de raamovereenkomst moet de objectieve criteria bevatten op basis waarvan de keuze wordt gemaakt. Er mag geen onderhandelingsruimte zijn.
Minicompetitie (heropening van mededinging)
Als niet alle voorwaarden volledig zijn vastgelegd, of als de aanbesteder de mededinging wil behouden, organiseert hij een minicompetitie voor elke concrete opdracht. Alle deelnemers aan de raamovereenkomst worden uitgenodigd om een offerte in te dienen voor die specifieke behoefte.
De minicompetitie is de meest voorkomende afnamevorm bij raamovereenkomsten met meerdere deelnemers. De gunningscriteria zijn dezelfde als die van de oorspronkelijke raamovereenkomst, maar kunnen worden verfijnd voor de specifieke opdracht.
Belangrijke punten bij minicompetities:
- Alle deelnemers worden uitgenodigd. De aanbesteder mag geen deelnemers uitsluiten.
- De termijn voor het indienen van offertes wordt vastgesteld in functie van de complexiteit, maar is korter dan bij een volledige procedure.
- De beoordeling volgt de criteria uit de raamovereenkomst.
- Je moet als deelnemer in staat zijn om snel te reageren — minicompetities hebben doorgaans korte doorlooptijden.
Combinatie
De raamovereenkomst kan bepalen dat sommige opdrachten rechtstreeks worden gegund en andere via minicompetitie. Dit hangt af van of de voorwaarden voor een specifiek type opdracht al volledig zijn vastgelegd.
Looptijd
De maximale looptijd van een raamovereenkomst is vier jaar, tenzij uitzonderlijke omstandigheden een langere looptijd rechtvaardigen. Die uitzondering moet worden gemotiveerd — bijvoorbeeld wanneer de deelnemers investeringen moeten doen met een langere afschrijvingstermijn.
Let op: individuele opdrachten die worden gegund onder de raamovereenkomst hoeven niet samen te vallen met de looptijd van de raamovereenkomst. Een opdracht kan worden gegund op de laatste dag van de raamovereenkomst en vervolgens een eigen uitvoeringstermijn hebben.
Voor de speciale sectoren (Richtlijn 2014/25/EU) geldt een ruimere maximale looptijd van acht jaar.
Gevolgen voor je bidstrategie
Fase 1: de raamovereenkomst winnen
Zonder selectie voor de raamovereenkomst is er geen toegang tot de latere opdrachten. Investeer daarom substantieel in de initiële inschrijving.
Prijs strategisch. Je prijszetting in de raamovereenkomst geldt voor de gehele looptijd. Wees realistisch: te lage prijzen om de raamovereenkomst te winnen leiden tot verliesgevende uitvoering. Te hoge prijzen sluiten je uit bij minicompetities.
Referenties en bekwaamheid. Toon aan dat je de capaciteit hebt om gedurende vier jaar te leveren. Aanbesteders zoeken betrouwbaarheid en schaalvermogen, niet alleen de laagste prijs.
Lees de afnamevoorwaarden. Begrijp welk mechanisme de aanbesteder zal gebruiken. Als het minicompetities worden, moet je organisatie in staat zijn om snel en herhaaldelijk offertes te produceren.
Fase 2: minicompetities winnen
Op de raamovereenkomst staan is geen garantie voor omzet. Bij minicompetities moet je telkens opnieuw concurreren.
Organiseer je responsproces. Minicompetities hebben korte doorlooptijden. Zorg dat je een gestroomlijnd proces hebt: wie ontvangt de uitnodiging, wie maakt de offerte, wie tekent af?
Differentieer op service. Bij minicompetities ligt de prijs vaak dicht bij elkaar (de deelnemers zijn immers op dezelfde raamovereenkomst geselecteerd). Het verschil zit in leveringstermijn, beschikbaarheid, kwaliteit van het projectteam, of specifieke meerwaarde voor de concrete opdracht.
Monitor actief. Niet elke minicompetitie is even interessant. Beoordeel per minicompetitie of het volume, de complexiteit en de marge de moeite waard zijn. Een raamovereenkomst met twintig minicompetities per jaar vraagt om een selectief responsbeleid.
Veelgemaakte fouten
De maximumwaarde overschrijden. De raamovereenkomst heeft een geschatte maximumwaarde. Als die is bereikt, moet de aanbesteder in principe een nieuwe procedure starten. Controleer bij langlopende raamovereenkomsten of de maximumwaarde niet wordt overschreden.
Lidmaatschap is vast. Nieuwe ondernemers kunnen niet toetreden tot een lopende raamovereenkomst. Het deelnemersveld staat vast voor de hele looptijd.