Bekendmaking van overheidsopdrachten is het proces waarbij een aanbestedende overheid (zoals de federale of Vlaamse overheid) haar voornemen om een opdracht te plaatsen publiek maakt. Dit gebeurt meestal door middel van een aankondiging in de officiële publicatiebladen, zoals het Bulletin der Aanbestedingen (BDA, nu e-Procurement) en het Publicatieblad van de Europese Unie (PBEU of TED). Het doel van de bekendmaking is om voldoende mededinging te organiseren en geïnteresseerde ondernemingen de kans te geven om in te schrijven op de opdracht.

Waarom is bekendmaking van overheidsopdrachten belangrijk?

Bekendmaking van overheidsopdrachten is belangrijk om verschillende redenen:

• Het bevordert de transparantie en de integriteit van de overheidsopdrachten, door de opdrachtgever te verplichten om de opdracht objectief en duidelijk te omschrijven en de selectie- en gunningscriteria bekend te maken.
• Het stimuleert de concurrentie en de innovatie, door de opdracht open te stellen voor een zo breed mogelijk aantal potentiële inschrijvers, zowel binnen als buiten België.
• Het draagt bij tot de efficiëntie en de doelmatigheid van de overheidsopdrachten, door de opdrachtgever toe te laten om de beste prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen en de markt te raadplegen over de haalbaarheid en de opportuniteit van de opdracht.

Hoe werkt bekendmaking van overheidsopdrachten?

Bekendmaking van overheidsopdrachten werkt volgens een aantal regels en principes, die afhankelijk zijn van de aard, de waarde en de procedure van de opdracht. Hieronder worden de belangrijkste aspecten van de bekendmaking toegelicht.

Raming van de waarde van de opdracht

De raming van de waarde van de opdracht is een cruciale stap in het bekendmakingsproces, omdat het bepaalt of de opdracht al dan niet Europees bekend moet worden gemaakt. Als de geraamde waarde van de opdracht bepaalde drempelwaarden bereikt, die om de twee jaar worden vastgesteld door de Europese Commissie, moet de opdracht zowel in het BDA als in het PBEU worden gepubliceerd. Als de geraamde waarde van de opdracht lager is dan de Europese drempels, volstaat een bekendmaking in het BDA.

Voor de raming van de waarde van de opdracht moeten alle elementen in aanmerking worden genomen die de uitgave kunnen verhogen, zoals de btw, de opties, de verlengingen, de variabele kosten, de onderhoudskosten, enz. De raming moet gebaseerd zijn op de totale waarde van de opdracht, en niet op de waarde van de afzonderlijke percelen of loten. De raming moet ook rekening houden met de duur van de opdracht, die in principe niet langer mag zijn dan vier jaar.

Soorten aankondigingen

Afhankelijk van het stadium en het doel van de bekendmaking, kunnen verschillende soorten aankondigingen worden gebruikt:

• De vooraankondiging is een beknopte, gegroepeerde aankondiging van alle overheidsopdrachten die de aanbestedende overheid van plan is te plaatsen in het raam van een bepaalde begroting of begrotingsjaar. De vooraankondiging is niet verplicht, maar kan gebruikt worden om de markt te informeren en te sensibiliseren over de toekomstige opdrachten. De vooraankondiging kan ook dienen als een middel om de termijnen voor de ontvangst van de offertes te verkorten, op voorwaarde dat aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
• De aankondiging van de opdracht is de belangrijkste aankondiging, die de eigenlijke bekendmaking van de opdracht inhoudt. De aankondiging van de opdracht bevat de essentiële informatie over de opdracht, zoals de aard, de omvang, de plaats, de duur, de voorwaarden, de criteria, de procedure, de termijnen, enz. De aankondiging van de opdracht moet de inlichtingen vermelden die zijn opgenomen in de elektronische standaardformulieren die zijn opgemaakt door de Europese Commissie en de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
• De aankondiging van gegunde opdracht is de aankondiging die de aanbestedende overheid publiceert na de gunning van de opdracht. De aankondiging van gegunde opdracht bevat de informatie over de uitkomst van de opdracht, zoals de naam en het adres van de gekozen inschrijver, de waarde of de prijs van de opdracht, de motivering van de gunningsbeslissing, enz. De aankondiging van gegunde opdracht moet binnen de 30 dagen na de sluiting van de opdracht worden gepubliceerd, zowel voor de opdrachten die Europees als die die enkel Belgisch zijn bekendgemaakt.
• De aankondiging van een vrijwillige transparantie vooraf is een aankondiging die de aanbestedende overheid kan publiceren om aan te geven dat zij voornemens is om een opdracht te gunnen zonder voorafgaande bekendmaking, in uitzonderlijke gevallen waar dit wettelijk is toegestaan. De aankondiging van een vrijwillige transparantieoraf heeft tot doel om de rechtszekerheid te verhogen en het risico op een nietigverklaring van de opdracht te verminderen. De aankondiging van een vrijwillige transparantievooraf moet de redenen vermelden waarom de opdracht zonder voorafgaande bekendmaking wordt gegund en moet een termijn van minstens 10 dagen respecteren alvorens de opdracht te sluiten.

Bekendmakingsniveaus en -termijnen

Het niveau en de termijn van de bekendmaking hangen af van de waarde en de procedure van de opdracht. Er zijn twee mogelijke bekendmakingsniveaus:

• Het Europese niveau, dat een bekendmaking in het PBEU vereist, naast een bekendmaking in het BDA. Dit niveau is verplicht voor de opdrachten die de Europese drempels bereiken of overschrijden. Deze opdrachten moeten voldoen aan de Europese regelgeving inzake overheidsopdrachten, die onder meer de minimale termijnen voor de ontvangst van de offertes vastlegt. Deze termijnen variëren naargelang de gekozen procedure, maar kunnen in bepaalde gevallen worden verkort, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een vooraankondiging, door elektronische middelen te gebruiken, of door een dringende noodzaak aan te tonen.
• Het Belgische niveau, dat enkel een bekendmaking in het BDA vereist. Dit niveau is van toepassing op de opdrachten die lager zijn dan de Europese drempels, maar hoger dan de Belgische drempels. Deze opdrachten moeten voldoen aan de Belgische regelgeving inzake overheidsopdrachten, die eveneens de minimale termijnen voor de ontvangst van de offertes bepaalt. Deze termijnen zijn over het algemeen korter dan de Europese termijnen, maar kunnen ook worden aangepast in functie van de omstandigheden van de opdracht.

Voor de opdrachten die lager zijn dan de Belgische drempels, is er geen verplichting tot bekendmaking, maar wordt aangeraden om toch een vorm van publiciteit te geven aan de opdracht, bijvoorbeeld via de website van de aanbestedende overheid, om de mededinging te bevorderen en de transparantie te verzekeren.

Elektronische communicatiemiddelen

Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen is in principe verplicht voor alle overheidsopdrachten die Europees of Belgisch bekend worden gemaakt, tenzij er sprake is van een uitzondering of een overgangsperiode. De verplichting geldt voor alle fasen van de procedure, van de bekendmaking tot de gunning.

‍