Les documents contractuels sont tous les documents applicables au marché public qui sont préparés ou mentionnés par le donneur d'ordre. Le donneur d'ordre est l'autorité publique qui émet un contrat pour un besoin particulier, par exemple la construction d'une route, l'achat d'un véhicule ou le nettoyage d'un bâtiment. Les documents contractuels contiennent les conditions et les critères que le contractant doit respecter pour exécuter le contrat. Le contractant est l'entreprise ou la personne qui exécutera le contrat à un prix donné.
Les documents de mission peuvent prendre différentes formes, en fonction de la nature et de la valeur de la mission. En général, les documents de mission comprennent les éléments suivants :
- L'avis de marché: il s'agit du document par lequel le pouvoir adjudicateur annonce le marché aux contractants potentiels. L'avis contient les principales informations relatives au marché, telles que la description, l'estimation, la procédure, le délai et la méthode de soumission. L'avis est publié dans le Bulletin des marchés publics ou sur un site web européen, en fonction de la valeur et de la nature du marché.
- Le guide de sélection: il s'agit du document que le pouvoir adjudicateur peut utiliser dans une procédure en deux étapes, telle que la procédure restreinte, la procédure concurrentielle avec négociation, le dialogue compétitif ou le partenariat d'innovation. Le guide de sélection s'apparente à un cahier des charges pour la première étape, dans lequel le pouvoir adjudicateur sélectionne les candidats qui pourront participer à la deuxième étape. Le guide de sélection contient les conditions et les critères de sélection qualitative des candidats, ainsi que des informations générales sur le marché et la suite de la procédure.
- Le cahier des charges: il s'agit du document utilisé par le client pour décrire le contrat et en définir les conditions. Le cahier des charges contient les spécifications techniques, la justification du prix, les conditions d'exécution, les critères d'attribution et les conditions générales. Le cahier des charges est transmis aux candidats ou soumissionnaires qui peuvent présenter une offre pour le marché.
- Le métré ou inventaire sommaire : c'est le document utilisé par le donneur d'ordre pour déterminer les quantités et les prix unitaires du marché. Le métré ou l'inventaire sommaire fait partie du cahier des charges et sert de base au calcul du prix total du marché.
- Les informations complémentaires: il s'agit des informations fournies par le mandant aux candidats ou aux soumissionnaires au cours de la procédure, par exemple pour répondre à des questions, apporter des modifications ou des clarifications. Les informations complémentaires doivent être communiquées en temps utile et de manière égale à toutes les parties concernées.
- La convention: il s'agit du document signé par le client et le contractant pour conclure la mission. L'accord contient les éléments essentiels du contrat, tels que l'identification des parties, la description du contrat, le prix, la durée et les signatures. L'accord est conclu après l'attribution du marché et après l'expiration ou le règlement d'un éventuel recours.
Les documents de mission sont donc les documents que le donneur d'ordre rédige ou mentionne pour réglementer le marché public. Les documents contractuels lient le donneur d'ordre et l'entrepreneur et doivent être respectés. Les documents contractuels doivent également être clairs, complets et corrects, et respecter la législation et les principes en matière de marchés publics.
